1、申报前的准备。外贸企业在所在地国税局办理了“出口企业退（免）税认定”手续、并将货物出口、取得相应的单证后，即可进行出口退税的申报。申报前从“中国电子口岸”提交报关单数据；进行增值税专用发票（抵扣联）的认证等。
2、收集配置单证。申报退税所需的单证主要有出口货物报关单（出口退税专用联）、收汇核销单（出口退税专用联）、增值税专用发票（抵扣联）。将收集到的单证按照“单票对应法”进行配对。
3、录入申报程序生成电子数据。从“中国退税咨询网”（网址为：HTTP：//www.taxrefund.com.cn），免费下载“外贸企业出口退税申报系统”软件最新版，将配好对的单证按软件要求录入申报系统，生成预申报数据。
4、数据预审并修改错误。按照退税机关提供的不同申报方式，进行电子数据的预审。反馈信息后读入申报软件，查找并修改错误数据及不能申报的疑点。在确保各项数据正确后，通过“申报软件”确认本次正式申报数据。
6、打印报表并正式申报。根据确认的正式申报数据，打印出“出口退税汇总申报表”、“出口退税进货明细申报表”、“出口退税出口明细申报表”三份报表，并生成正式申报电子数据。连同收集到的上述单证，按照申报表、增值税专用发票、收汇核销单、出口报关单（以关联号为单位）的顺序装订成册，加盖相应的印鉴，在货物报关出口之日起90日之内连同生成的电子数据，报送到主管退税机关。
